Vanuit ‘Sleepcoach’ willen we organisaties begeleiden bij het versterken van het welzijnsbeleid door het thema slaap te integreren en hier concreet mee aan de slag te gaan.
Om optimale impact te realiseren, plannen we een vorming te ontwikkelen voor welzijnsprofessionals die betrokken zijn bij beleid en concrete acties op de werkvloer. Deze vorming plannen we participatief in te richten, door onze kennis over slaap en interventieontwikkeling te koppelen aan de organisatiekennis van deze professionals.
Om de vorming af te stemmen op de praktijk, hebben we een nodenanalyse uitgevoerd via een focusgroep van 10 welzijnsprofessionals. In deze focusgroep gingen we in op wat welzijnsprofessionals aantrekt om met het thema slaap aan de slag te gaan, wat hun doelen en uitdagingen zijn, welke kennis of materialen zij nodig hebben en hoe een ideale vorming er op praktisch en inhoudelijk vlak uitziet.
Dit verslag vat de belangrijkste bevindingen samen, als voedingsbodem voor de verdere uitwerking van de vorming.
Slaap: een groeiend thema in welzijnsbeleid
Om onze focusgroep tot bij de doelgroep van welzijnsprofessionals in Vlaanderen bekend te maken, werd een open oproep gelanceerd via professionele sociale mediakanalen, het eigen Howest-netwerk en netwerk van koepel, - en werkgeverorganisaties. 13 professionals schreven zich in, waarbij 10 participeerden aan de focusgroep.
Niet verrassend meldden zich heel wat deelnemers van organisaties met wisselende shiften en nachtwerk, zoals de gezondheidszorg, welzijnssector en voedingsindustrie. Een onregelmatig ritme ligt dan ook vaak aan de basis van nefast slaapgedrag en problemen. Toch kwam al snel ter sprake dat aandacht voor slaap niet beperkt hoeft te blijven tot sectoren of diensten met onregelmatige werktijden. Naast fysieke belasting, speelt ook mentale belasting een rol en is er ook de invloed van levensloopfase (bv. jonge kinderen, veroudering). Dit maakt dat slaap in het algemeen meer aandacht verdient. Zeker in het kader van goede medewerkerszorg en retentiebeleid. Zo vermeldde een van de deelnemers het volgende: “Welzijn is meer dan problemen oplossen. Het draait erom dat mensen zich goed voelen, zonder dat er iets aan vooraf moet gaan of er een expliciete aanleiding moet zijn.”
In elk van de organisaties is het thema slaap geleidelijk in opmars. Het staat steeds meer op de voorgrond als een groeipunt in gezondheidsbeleid, waar soms al enkele kleine stappen zijn gezet of bevragingen net zijn opgestart. Deze trend sluit aan bij de groeiende maatschappelijke aandacht voor slaap als preventief aandachtspunt. Een mijlpaal hierbij was de introductie van het thema in de lijst van belangrijke gezondheidsthema’s in september 2022, door het Vlaams Instituut Gezond Leven (referentieorganisatie in Vlaanderen op vlak van preventie). Dit krijgt verder vorm via de Duurzame Ontwikkelingsdoelstellingen of Sustainable Development Goals (SDGs), waarin verwacht wordt dat organisaties investeren in werkbaar werk en een goede gezondheid van hun medewerkers.
Er is behoefte aan praktische informatie, concrete handvaten en begeleiding om met het thema aan de slag te gaan. Ons aanbod valt ideaal samen met de timing en het zoekproces van organisaties. Zoals één van de deelnemers stelde: “Jullie zijn voor ons belangrijk omdat jullie het als hogeschool vanuit een andere insteek benaderen, dan puur commercieel”.
Belang van slaap
Deelnemers gaven aan slaap te vinden voor het welzijn, de veiligheid, om medewerkers in balans te houden, stress te hanteren en veerkracht te bevorderen. Zo blijkt uit het bevragen van de deelnemers wat hun argument is om in te zetten op slaap (zie figuur links).
Zelfs wanneer slaap niet direct als een probleem naar voor komt of zichtbaar is, kan het thema op veel bijval genieten bij werknemers: “Wij krijgen geen grote vragen rond slaap of toch niet in die mate dat het een risicofactor lijkt te zijn. Maar bij vormingen rond slaap schrijven er zich altijd heel wat mensen in en lijkt de interesse groot ”, zo stelt een welzijnsprofessional.
De voordelen van slaap dienen in sensibilisering nog extra benadrukt te worden, zodat het thema meer bespreekbaar wordt en het management overtuigd wordt om hierin te investeren. Het thema welzijn rust soms nog te veel in een taboesfeer. Zoals een welzijnsprofessional benadrukte: “Slaap wordt nog te vaak gezien als een individuele problematiek. Het mag nog meer ingang vinden dat slaap een collectieve verantwoordelijkheid is, waarin organisaties een rol kunnen spelen en in tegemoet kunnen komen. Dit vanuit de visie dat slaap meer is dan stilvallen; het is geen verloren tijd, maar draagt bij aan werkgeluk en werkbaar werk.” Dit sluit aan bij de missie van de SDGs en het besef doet groeien dat welzijn onder de verantwoordelijkheid van de werkgever valt en actie nodig is. Werkgevers hebben dan ook baat bij medewerkers die zich goed voelen en goed functioneren. “Het rendement om in te zetten op welzijn en slaap is groot”, zo onderstreept één van de welzijnsprofessionals: “De SDG’s zijn niet voor niets opgesteld met het oog op economische groei. Als een organisatie goed functionerende medewerkers wil, zijn investeringen in welzijn en slaap cruciaal.”
Aanpak van slaap
Ondanks de algemene consensus over het belang van slaap, blijkt dat het aanpakken ervan in de praktijk, een complex vraagstuk is dat sterk afhangt van de context. Het vereist een aanpak op maat, afgestemd op de noden van de doelgroep, de werkcontext en de oorzaken van het probleem. “Dit vereist het verzamelen van data, daarom niet zozeer cijfers, maar ook kwalitatieve bevragingen bij teammanagers of medewerkers om de noden en voorkeuren te begrijpen”. Dit laatste is belangrijk omdat veel medewerkers ‘bevragingsmoe’ zijn.” Het belangrijkste is dat medewerkers zich gehoord voelen, waarbij de cultuur het moet toelaten om zaken te durven zeggen en transparant aan te aankaarten, zonder enige achterdocht rond privacy. Deze data en inzichten zijn belangrijk om bottom-up interventies vorm te geven.
Nog te vaak blijft het huidig aanbod beperkt tot enkele losse en eenmalige acties die top down gelanceerd worden. Er wordt gekozen uit het bestaande aanbod en landschap aan mogelijkheden, wat niet altijd is afgestemd op de specifieke context (bv. shiftwerk) of beperkt blijft tot enkele basisinzichten. “Vaak wordt er in organisaties al heel wat gedaan, maar worden heel wat stappen overgeslagen, zonder enige kennis van theoretische kaders zoals IMP (een protocol voor interventieontwikkeling) of wat interventies effectief maakt.”
Voorlopig blijft het vaak gelimiteerd tot ad-hoc initiatieven, zonder enige samenhang of optimale afstemming tussen de verschillende interventies. Op die manier wordt welzijnsbeleid nog te vaak experimenteel ingevuld, aan de hand van enkele cases of try-outs, zonder duurzaam effect. “Een bedrijf waar ik voor werk had recent een sleeping pod (‘dutjescapsule’) aangeschaft. Deze staat nu mooi in een hoekje te blinken en is aan de kant geschoven, omdat de ruimte ondertussen al is ingenomen als vergaderzaal. Het ging gepaard met een mooie aankondiging en nobel doel, maar het wordt ondertussen niet gebruikt.” Voor sommigen is het nog vaak een kwestie van employer branding en imago of van louter afvinken. Organisaties zetten dan iets op, niet om het probleem op te lossen of echte impact na te streven, maar om te tonen dat er iets wordt gedaan en het beleid niets te verwijten valt. Acties, die vanuit deze motivatie worden opgezet, blijven niet altijd hangen. Zo zei één van de welzijnsprofessionals: “Vraag aan medewerkers wat er de laatste jaren is gebeurd omtrent welzijn; vaak weten zij dat niet, heeft niemand het gezien, is het onopgemerkt gebleven of is het niet blijven hangen.” Eén van de welzijnsprofessionals vulde hier bij aan dat wat betreft welzijn op het werk, het nooit goed genoeg is en je dat ook moet durven loslaten. Naast het niet blijven hangen, kunnen acties ook een averechts effect riskeren en medewerkers (bv. teamleads) nog extra belasten met werkdruk. Omwille van deze risico’s en aandachtspunten, laten sommige organisaties zich adviseren en begeleiden door externe agentschappen met meer expertise, al blijkt ook dit vaak een kwestie van zoeken en trial and error.
In het algemeen is er meer nood aan structuur, waarbij acties op elkaar zijn afgestemd en er een duurzaam verhaal ontstaat dat werkt vanuit de kracht van herhaling. “We zijn op zoek naar iets praktisch, willen meer een ‘journey’ ontwikkelen, meer duurzaam, in tegenstelling tot een eenmalig initiatief”, zo stelt een van de welzijnsprofessionals. Hierbij kwam ook de vraag aan informatie die meer op een subtiele manier, laagdrempelig tot bij de medewerkers wordt gebracht, die awareness creëert en tot gedragsverandering beweegt. Ook de mogelijkheid tot voldoende opties en keuzevrijheid is belangrijk. Zo bestaat er niet zoiets als één oplossing of één systeem dat aan de behoeften van iedereen voldoet.
Cruciaal is ook de integratie van het thema welzijn in managementbeslissingen. “In tijden van schaarste, drukte, besparingen, … mag dit niet naar de achtergrond verschuiven. Het begrip welzijn moet structureel ingebed worden in elke strategische beslissing”. De impact op het welzijn moet steeds worden afgewogen naast andere overwegingen zoals budget. Het zou een bewuste denkreflex moeten zijn, zoals bijvoorbeeld de overweging dat thuiswerk niet alleen een structurele kwestie is van parkeerproblemen en beschikbare oppervlakte, maar ook van het welzijn en het welbevinden van medewerkers.
Vanuit het beleid moet er soms een afweging gemaakt worden tussen individuele noden (bv. flexibele uurroosters ikv werk-privé balans) versus de werkplanning en inschaling van personeel. Zo legde één van de welzijnsprofessionals uit: “Soms wordt inhaalrust (verlof door overuren) door medewerkers ingevuld met interim werk en nachtshiften elders. Enerzijds vanuit bevlogenheid, maar anderzijds ook vanuit de algemene daling in koopkracht en om wat bij te verdienen. Het zorgt voor een spanningsveld bij het beleid, namelijk de afweging van welke roofbouw je op het organisatiesysteem pleegt versus de invloed op de gezondheid van medewerkers.”
Op dit vlak kunnen organisaties nog leren van het voorbeeld in andere landen, vooral in het Noorden (Nederland, Scandinavië). In deze landen bestaan andere structurele maatregelen, regels en afspraken, bijvoorbeeld met oog op het opnemen van ziekteverlof, wat het belang van welbevinden en een goed retentiebeleid stimuleert.
Praktische inrichting vorming
Volgens deelnemers bestaat de ideale vorming uit een dagopleiding, waarin kennis en concrete producten, materialen worden gedeeld. De vorming mag niet té theoretisch zijn, te high level, met de behoefte aan concrete toepassingen, real-life cases en praktijkvoorbeelden. Alle informatie moet goed wetenschappelijk onderbouwd zijn, zodat duidelijk is vanuit welke modellen of theoretische kaders en principes de informatie wordt overgebracht en ook aan de praktijk gecommuniceerd moete worden. Ook is er de nood om de materialen te koppelen aan een goede storytelling, zodat het blijft hangen. Dit helpt om slaap ‘tot leven te brengen’. “Vroeger hadden we geen geschreven woord, dus moesten we iets inbedden in een verhaal, zodat het duurzaam bleef hangen. Dat principe geldt nog steeds tot op de dag van vandaag.”
